Toegankelijke documenten

Documenten (zeker pdf's) omvatten een enorm groot deel van het internet. We hebben het over enkele miljarden bestanden en er komen er dagelijks miljoenen bij! Naar schatting is 1 op elke 20 "pagina's" op het internet een pdf.

Pdf documenten

Als we het hebben over documenten en digitale toegankelijkheid, dan zijn pdf's vaak de eerste die genoemd worden. En meestal niet in positieve zin!

Pdf's zijn tegenwoordig makkelijk te maken. Vanuit elke tekstverwerker kun je 'Opslaan als..' gebruiken en pdf als bestandsformaat kiezen. Daarnaast kun je via de printfunctie ook kiezen voor pdf in plaats van papier. 

Een ander voordeel van pdf's is dat ze er voor iedereen hetzelfde uit zien, op welk apparaat het document ook geopend wordt. Daardoor is de weergave voorspelbaar. Als je informatie hebt die je met anderen wilt delen, en presentatie is daarbij belangrijk, dan lijkt pdf dus een aantrekkelijk format.

Maar helaas zijn deze documenten lang niet door iedereen goed te gebruiken. De meeste manieren waarop pdf 's gemaakt worden leveren namelijk ontoegankelijke bestanden op. Dat betekent dat informatie die wel zichtbaar is, niet beschikbaar is voor hulpsoftware zoals screenreaders. 

Uit een steekproefonderzoek op bijna 550.000 pdf's bleek dat maar 0.01% opgemaakt was als een pdf/ua type. Daarmee wordt aangegeven dat het bestand aan bepaalde toegankelijkheidseisen voldoet. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat slecht 14% van de documenten die na 2003 gepubliceerd waren gecodeerd was om door hulpsoftware gebruikt te kunnen worden.

Bron: PDF Statistics, PDF assosciation, 2018 (pdf, 7.5mb)

Situaties die vaak voorkomen zijn:

• Ingescande bladzijden zonder echte tekst (via tekstherkenning of handmatig toegevoegd).
• Gebruikte afbeeldingen, foto's, grafieken en kaarten, zonder tekstalternatieven.
• Opmaak door tabellen te gebruiken.
• Informatie in verkeerd opgemaakte tabellen te presenteren.
• Algemene tekststijlen, zoals dik gedrukte tekst, worden gebruikt voor de weergave van kopteksten.
• Een document dat helemaal geen codering bevat.

Het is goed om met je organisatie te kijken naar jullie situatie en behoeften als het gaat om het oplossen van dit vraagstuk. Zo zijn er verschillende alternatieven beschikbaar om, eventueel naast de pdf, aan te bieden. De belangrijkste behoefte daarbij is die van je klant en niet die van de organisatie.

Documenten toegankelijk maken

Meteen alle ontoegankelijke bestanden die je op je website tegenkomt aanpassen is niet de oplossing. Voor je het weet ben je daar al je tijd aan kwijt en ondertussen maakt je organisatie elke dag nieuwe exemplaren aan.

Maar je hebt bestanden die moeten voldoen aan de richtlijnen, bijvoorbeeld omdat ze onderdeel zijn van je administratieve proces. Deze documenten kunnen in de meeste gevallen toegankelijk gemaakt worden.

Toegankelijk Online heeft ook trainingen over het opstellen van toegankelijke documenten en het omzetten naar pdf.